VOLVO può trattare tutte o una parte delle seguenti categorie di dati personali. Non è necessariamente in questo modo che VOLVO tratterà tutti i dati elencati di seguito. Gli esempi forniti per ciascuna categoria sono a titolo esemplificativo e non esaustivo.
Dati individuali, quali nome, data di nascita, numero di sicurezza sociale (o equivalente), genere, nazionalità, lingua preferita, stato civile, fotografia
Dati organizzativi, quali numero del dipendente, descrizione delle mansioni, posizione, luogo di lavoro, business unit, dipartimento, manager, referenti diretti
Dati di contatto, quali indirizzo lavorativo e privato, indirizzo e-mail, numero di telefono
Dati su compensi e benefit, quali salario, revisioni salariali, deduzioni fiscali, informazioni pensionistiche, informazioni bancarie
Dati amministrativi dell'impiego, quali contratto di lavoro e altri accordi tra l'utente e VOLVO, candidature o altri moduli quali congedo parentale, informazioni sulla data di assunzione e di fine del rapporto
Dati sugli orari, quali orario di lavoro, tempo lavorato, ferie, congedi (congedi parentali, per malattia ecc.)
Dati di appartenenza sindacale, se applicabili e pertinenti
Dati relativi alla sicurezza, quali schede e diritti di accesso e loro uso
Dati relativi a salute e sicurezza, quali informazioni sui congedi per malattia, programmi di riabilitazione, incidenti sul lavoro, esami medici
Dati di produzione/riparazione/assistenza, quali il monitoraggio e la registrazione di attività eseguite dall'utente in relazione alla produzione, alla manutenzione, alla riparazione o all'assistenza su veicoli.
Dati relativi a performance e valutazioni, quali valutazioni, giudizi e record disciplinari, se presenti
Dati di competenza, quali documentazione degli studi e attività di formazione
Dati amministrativi relativi ai viaggi, quali informazioni sui viaggi di lavoro, dettagli di prenotazione, numero di passaporto, numero di carta di credito aziendale, fatture e indennità di viaggio
Dati relativi a supporto e helpdesk, quali questioni poste dall'utente/dal suo manager/dalle Risorse Umane concernenti l'impiego dell'utente o apparecchiature IT o supporto forniti all'utente in relazione allo stesso
Dati correlati all'IT, quali ID utente, password, dettagli di accesso ma anche dati e log relativi all'uso delle apparecchiature, delle applicazioni o dei servizi IT di VOLVO nel rispetto delle policy IT di VOLVO, come applicabile di volta in volta
In particolare si precisa che i dati relativi all'appartenenza sindacale e alcuni dati relativi a salute e sicurezza sono considerati dati sensibili ai sensi delle leggi vigenti in materia di protezione dei dati e saranno trattati con particolare attenzione. In particolare si precisa che i dati sensibili devono essere trattati solo in caso di obblighi legali, previa autorizzazione tramite contratti collettivi di lavoro e/o tramite consenso esplicito.
Si noti inoltre che determinati dati (ad esempio numero veicolo/telaio, segnali ecc.) vengono generati dai veicoli in modo automatico in caso di uso di prodotti di proprietà di Volvo, ad esempio un camion. VOLVO tuttavia non utilizza tali dati salvo che per attività di test, risoluzione di problemi di qualità o a scopo di sviluppo di prodotti. La presente sezione non fa riferimento alle vetture aziendali.
VOLVO può inoltre trattare un numero limitato di dati personali (nomi e dettagli di contatto) di persone indicate dall'utente come referenti che devono essere contattati da VOLVO in caso di emergenza. In alcuni paesi possono essere elaborati anche i dati del parente più prossimo per fini collegati ai benefit e/o a disposizioni delle leggi sul lavoro.